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Communiquer auprés de ses salariés en période de crise : Retour d'expérience

Mis à jour : avr. 8

Interview de Sophie Grapin responsable de la communication interne et de la communication RH chez Aramisauto depuis 4 ans.


Interview réalisée par Jonathan, Cofondateur de flowbow


Peux-tu nous présenter Aramisauto en quelques mots ?

Aramisauto est le leader de la vente automobile sur internet. Nous sommes aujourd’hui 550 sur le territoire et 750 en Europe.


Quelle a été votre stratégie de communication pendant le confinement?

On a commencé notre communication bien avant le confinement. Dès que nous avons eu les premières alertes autour du Covid, on a créé au sein d’Aramisauto un groupe de travail pour essayer de comprendre ce qui se passait et pouvoir accompagner nos collaborateurs. On a aussi eu très rapidement des questions des collaborateurs auxquels il fallait répondre.

Avant le confinement nous avions déjà décidé de renforcer notre rythme de communication en publiant sur notre réseau social interne toutes les informations dont nous disposions, et il n’était pas facile d’avoir une information officielle. Nous avons décidé de ne suivre que les informations gouvernementales et de partager les mesures prises par le gouvernement et les mesures que nous prenions pour protéger la sécurité de nos collaborateurs. Au niveau communication nous étions prêt pour les accompagner.


Est-ce qu’il y avait chez les collaborateurs pendant cette période de confinement un certain nombre de questionnements sur lesquels vous aviez du mal à répondre ?

Nous avons tout de suite créé une ligne d’information pour leur répondre. C’est un numéro de téléphone qu’ils pouvaient joindre à n’importe quel moment pour poser toutes leurs questions. Ça nous a demandé d’être vraiment à l’affût des informations qu’on pouvait avoir par le gouvernement, par le ministère de la santé, pour pouvoir rassurer au maximum nos collaborateurs et leur donner surtout la bonne information.


Nous avons dû répondre aux inquiétudes face au Covid, mais aussi liée aux problématiques RH de chômage partiel, d’indemnisation, d’arrêt pour garde d’enfants…


C’est l’équipe RH en direct qui s’occupait de répondre ?

C’est vraiment le groupe de travail qui répondait, ce n’était pas qu’une problématique RH. Le groupe de travail était composé aussi de managers , de responsables du commerce, du CSE…


Et depuis le déconfinement quelle a été votre stratégie de communication ?

Depuis le déconfinement on a pu rouvrir nos agences donc ça nous a demandé de rassurer nos collaborateurs, et surtout de leur assurer un environnement sécurisé. Nous avons également réaménagé le lieu de travail en permettant le respect d’un mètre de distance entre les collaborateurs et entre les clients. Ce sont des aménagements que l’on a organisé avec les équipes.


Quelle a été leur réaction par rapport à toutes ces annonces de confinement, notamment par rapport à leur travail ?

Il y avait beaucoup d’interrogations dès le début, mais je pense qu’on a su assez rapidement les rassurer car on a vraiment été très actif en termes de communication et de mesures. Mais nous ne savions pas grand chose sur la COVID et nos collaborateurs s’inquiétaient.


On a rapidement mis en place nos nouveaux rituels d’échange : on avait un point d’information pour les collaborateurs tous les jours à 10h et un deuxième point d’information tous les jours à 16h pour leur faire le point sur les mesures prises par le gouvernement, les nouvelles mesures prises au sein d’Aramisauto et répondre à leurs questions. Le Comex s’est tout de suite impliqué dans la communication et a pris la main pour rassurer et informer.


Et avec le recul est-ce que vous auriez fait des choses différemment en termes de communication ?

C’est une bonne question, c’est vrai qu’on a vraiment essayé de faire le maximum. Nos fondateurs ont plusieurs fois pris la parole auprès des collaborateurs en live pour répondre à leurs questions, pour faire un point sur le business. Ils nous ont interrogé chaque jour sur la santé de nos collaborateurs.

Nous prenions des nouvelles tous les jours des collaborateurs malades, en lien ou non avec la COVID, mais aussi des collaborateurs isolés qui étaient seuls chez eux.


Nous avons aussi mis en place des formations pendant cette période là. On aurait certainement pu faire d’autres choses, mieux, ou plus rapidement. En tout cas aujourd’hui on se dit surtout qu’il ne faut pas qu’on relâche ni la communication, ni la vigilance sur les gestes barrières et qu’on continue nos bons réflexes.


Est-ce que vous avez pu tester ou utiliser des nouveaux moyens de communication digitaux qui vous ont aidé à diffuser votre communication pendant cette période ?

C’est vrai que nous n’utilisons pas Teams, donc on a commencé à utiliser cet outil pour pouvoir justement organiser nos réunions du matin, nos 1to1, nos réunions interservices. Il est quand même plus facile de communiquer et de se comprendre en gardant le contact visuel. On a également testé l’envoi de sms à nos collaborateurs car les personnes en chômage partiel n’étaient pas nécessairement connectées quotidiennement. S’ils le souhaitaient on les tenait informé des évènements, des formations, des nouvelles mesures par sms. Et c’est quelque chose qui a plutôt bien marché et plu à nos collaborateurs, ça nous a permis d’être très réactif sur l’envoi de la communication.


On a l’habitude d’avoir une communication qui est très directe, qui est très transparente, et surtout qui est quotidienne et quasi instantanée chez Aramisauto. On travail autour d’un réseau social d’entreprise, le réseau yammer sur lequel on a de l’information quotidiennement, et c’est vrai que le fait de ne plus être connecté à ces outils là pour nos collaborateurs n’était pas forcément évident pour suivre l’actualité.



En termes d’actions de communication qu’est ce que vous souhaiteriez faire perdurer à la rentrée de septembre ?

C’est vrai que cette période de confinement nous a permis plusieurs choses notamment sur la partie événementielle. Par exemple nous organisions des événements au siège, qui n’étaient donc pas accessible en direct pour les collaborateurs à distance même si nous faisions une retransmission vidéo. Ce sont des événements sur lesquels on sait maintenant qu’on peut s’adresser à l’ensemble de nos collaborateurs sur la france et en live. On va donc continuer à exploiter cette piste là pour pouvoir vraiment communiquer auprès de 100 % de nos collaborateurs et leur faire profiter de la même information que les personnes qui sont en physique.


Cela a également renforcé notre culture de la sécurité pour nos collaborateurs, notre culture de l’hygiène aussi et je pense que c’est des choses qui resteront et sur lesquels on a appris beaucoup des choses.


Et pour finir, la cellule de crise que vous avez monté avant même le confinement c’est quelque chose qui va continuer, qui continue, qui s’est arrêté ?

C’est quelque chose qui s’est arrêtée aujourd’hui. On est revenu sur un mode plus traditionnel, on est moins en gestion de crise si on peut dire puisque ça y est chacun commence à s’être bien approprié le sujet, donc chacun dans son expertise aujourd’hui travaille sur ces sujets.


Un dernier mot ou commentaire sur ce sujet ?

Nous n’avons pas du tout parlé de communication externe mais c’était aussi une période pas forcément évidente au début. On a eu une phase d’absence et puis petit à petit on s’est mis à communiquer sur ce qui se passait dans l’entreprise, les initiatives qui étaient mises en place par les collaborateurs. Il se trouve que l’on n’a jamais arrêté le recrutement pendant cette période et on a maintenu tous les postes qu’on avait ouvert. Donc on a continué à communiquer sur nos recrutements, mis en place des entretiens à distance et à recruter des gens même 100% à distance qui ont pu intégrer l’entreprise en télétravail, c’est assez inédit mais c’est plutôt positif pour nous et notre capacité à s’adapter.